Monitoring compliance

We hebben uitgebreide monitorings- en compliance-processen om schendingen van wet- en regelgeving te ontdekken en aan te pakken.

We gebruiken een aantal verschillende methodes hiervoor. Dat zijn:

• Onze interne audit- en monitoringsprocessen: Onze managers monitoren onze medewerkers op ethisch gedrag en onze regelgeving. We hebben in elk land hooggekwalificeerde, onafhankelijke medewerkers die al onze materialen moeten goedkeuren voordat het wordt vrijgegeven. Compliance-medewerkers ondersteunen de managers, beoordelen de kwaliteit van hun monitoring en zorgen ervoor dat de juiste processen zijn ingericht en iedereen getraind wordt.
• Externe beoordelingen: Gespecialiseerde onafhankelijke partijen beoordelen eveneens onze verkoop- en marketingactiviteiten. Deze externe beoordelingen geven waardevolle inzichten in waar we onze compliance zouden kunnen verbeteren, en dergelijke audits beslaan elk jaar een groot deel van de vestigingen.

Wat zijn typische zaken die jullie tegenkomen bij deze audits? Hoe vaak komen ze voor?

Activiteiten en gedrag dat niet door de beugel kan en dat door onze compliance-afdelingen is gezien, beslaat een groot aantal verschillende zaken, zoals bijvoorbeeld:

• Vervalsing van documenten, zoals het indienen van een onkostendeclaratie die een onjuist aantal deelnemers aan een maaltijd bevat, om de kosten per capita binnen de beperkingen te houden die wij hebben gesteld voor de vergoeding.
• Sprekers op bijeenkomsten die het bedrijfsbeleid niet naleven.

We hebben indicatoren die schendingen van wetten en/of regelgeving opspoort en die wordt beheerd wordt door externe partijen. De sancties voor personen die onze regels overtreden zijn pittig en worden rigoureus afgedwongen.

Welke maatregelen nemen jullie als jullie een probleem vinden?

De maatregel die we nemen hangt af van het type schending dat ontdekt is, maar kan het volgende inhouden: hertraining voor de betrokken werknemer tot aan ontslag toe. Door consequent te zijn laten we zien dat wij toegewijd zijn aan onze hoge ethische normen. Indien nodig kunnen we ook onze beleidsregels en trainingen herzien met verdere casestudy's om ervoor te zorgen dat onze regels volkomen duidelijk zijn.

Het is belangrijk dat we inzien waarom een schending heeft plaatsgevonden en hoe we kunnen voorkomen dat het opnieuw voorkomt.

Alle ontdekte ernstige schendingen kunnen ook op de agenda van ons Global Compliance Leadership Team worden opgenomen om er zeker van te zijn dat de lessen die wij leren binnen alle relevante onderdelen van het bedrijf worden doorgevoerd. Onze global compliance-medewerker meldt ernstige gevallen aan onze Raad van Bestuur en de Auditcommissie.